Les documents de commande et de facturation
Une vente signée déclenche une chaîne de pièces. Quand une facture est contestée, il faut la reconstituer entière. gedone la tient assemblée au fil de l'eau.
La situation
Une commande produit un bon de commande, une facture, une preuve de livraison et un justificatif de paiement. Chaque pièce arrive d'un service différent.
Le jour où un client conteste une facture ou tarde à payer, il faut réunir toute la chaîne pour lui répondre. Elle est dispersée entre Salesforce, la comptabilité et une messagerie.
gedone rassemble ces pièces sur la commande et affiche celle qui manque, avant que le litige ne se pose.
À quoi ressemble le référentiel
Le référentiel, c'est la liste de vos tags de documents et la durée de validité de chacun. Un tag, c'est le type de la pièce. Vous l'écrivez une fois dans la console, et toutes les exigences s'y réfèrent ensuite.
| Tag de document | Durée de validité | Ce que ça implique dans gedone |
|---|---|---|
| Bon de commande du client | — | La preuve de l’engagement |
| Facture | — | Rattachée à la commande, pas seulement au compte |
| Bon de livraison ou PV de réception | — | Signé du client |
| Justificatif de paiement | — | Relevé, avis de virement, quittance |
| Avoir | — | Le cas échéant, rattaché à la facture d’origine |
| Mandat de prélèvement | — | Exigé si le règlement passe par prélèvement |
Ce tableau est un exemple de paramétrage. Les tags et les durées se fixent un par un dans la console et se modifient en quelques secondes. C'est votre référentiel, pas le nôtre — gedone n'impose aucune liste.
La liste attendue se déduit de la fiche
Une exigence associe un tag de document à une condition sur vos champs. Écrite une fois, elle s'applique à tous les enregistrements de l'objet.
| Quand la fiche remplit cette condition… | … gedone exige |
|---|---|
| Commande enregistrée | Le bon de commande du client est exigé |
| Statut = Livrée | Le bon de livraison signé est exigé |
| Règlement par prélèvement | Le mandat signé est exigé |
| Litige ouvert | Les pièces passent en conservation à titre probatoire |
Chaque exigence affiche ensuite l'un des trois états sur la fiche.
- Fourni
- Expiré
- Manquant
Sur le terrain
La chaîne se vérifie d’un regard
Commande, livraison, facture, paiement : quatre exigences sur la même fiche. Le maillon manquant se voit avant qu'on ait besoin de lui.
Le litige se documente sans fouille
Répondre à une contestation demande de produire la chaîne complète. Elle est déjà réunie, avec les dates de dépôt et l'auteur de chaque pièce.
La purge respecte les dossiers en cours
La rétention supprime ce qui a dépassé sa durée de conservation, sauf sur les dossiers marqués en conservation probatoire. Un litige ne perd pas ses pièces.
Et vos objets à vous
Commande, et vos objets Facture, Règlement ou Livraison, reliés au compte ou à la commande.
gedone rattache chaque document au bon client, même quand l'objet ne connaît pas le compte directement : vous déclarez le chemin de relation, jusqu'à cinq sauts. Ce qui n'appartient à aucun client se déclaresans lien et vit sur sa propre fiche, avec les mêmes exigences.
Vos fichiers actuels ne sont pas perdus : la reprise les rattache et leur pose les bons tags d'après leur nom, sans les déplacer.
Une démonstration sur votre référentiel
Apportez la liste des pièces que vos dossiers attendent, même approximative. Elle sera traduite en tags et en exigences pendant le rendez-vous.
Réponse sous deux jours ouvrés