Les questions qu'on nous pose

gedone est-il vraiment natif ? Où sont stockés mes fichiers ?

Oui. gedone est un package géré installé dans votre org. Il n'y a pas de serveur extérieur, pas de stockage tiers, pas de synchronisation. Vos documents restent des fichiers Salesforce, dans votre org, sous vos règles de partage.

gedone ne déplace ni ne copie rien. Il ajoute trois informations à chaque document : le client auquel il se rattache, le tag qu'il porte, c'est-à-dire son type, et la date jusqu'à laquelle il vaut. C'est à partir de là qu'il peut dire ce qui manque.

La vérification prend dix secondes en démonstration : ouvrez la liste des fichiers d'un enregistrement, vous y retrouvez les mêmes documents aux mêmes endroits.

Les fonctionnalités en détail

Est-ce que ça consomme du stockage Salesforce en plus ?

Presque pas. Vos fichiers comptent dans le quota de l'org, comme aujourd'hui, mais gedone ne les duplique jamais.

Pour un document déjà présent, il ajoute un enregistrement de quelques kilo-octets qui porte le tag, la date de validité et le rattachement. Un fichier de 4 Mo repris par gedone occupe toujours 4 Mo.

C'est la question à poser à tout éditeur de solution documentaire : votre produit copie mes fichiers, ou les référence ? Un produit qui copie double votre consommation de stockage.

Le coût réel du stockage Salesforce

Que deviennent mes fichiers déjà présents dans Salesforce ?

Ils sont repris. Vous déclarez l'objet concerné, vous lancez la reprise, et gedone rattache les fichiers existants au bon client en leur posant les bons tags d'après leur nom, selon des règles que vous écrivez.

Aucun fichier n'est déplacé, renommé ni copié. Si vous désinstalliez gedone, vos fichiers seraient exactement là où ils sont aujourd'hui.

Comment marche la reprise

Gérez-vous les pièces jointes historiques (Attachments) ?

Non, pas directement. gedone travaille avec les Fichiers Salesforce, c'est-à-dire l'objet ContentDocument, et non avec l'objet Attachment, qui est l'ancien mécanisme de la plateforme.

La conversion se fait en amont avec l'outil gratuit de Salesforce, le Magic Mover for Notes and Attachments, disponible sur l'AppExchange. Une fois converties, gedone reprend ces pièces comme les autres.

L'opération ne se fait qu'une fois, et Salesforce la recommande indépendamment de gedone : l'objet Attachment n'évolue plus depuis des années.

Fichiers ou pièces jointes : la différence

Peut-on gérer des documents qui ne concernent aucun client ?

Oui. Habilitations du personnel, contrôles de matériel, autorisations, procédures internes : ces documents n'appartiennent à aucun compte.

Vous déclarez l'objet sans rattachement client, et ses documents vivent sur leur propre fiche. Ils bénéficient des mêmes exigences, des mêmes durées de validité et des mêmes alertes.

Les objets personnalisés

Faut-il du développement pour ajouter mes objets ?

Non. La déclaration se fait dans la console, en une trentaine de secondes : vous choisissez l'objet puis, s'il ne connaît pas le Compte directement, vous indiquez le chemin de relation qui y mène, jusqu'à cinq sauts.

Pour les objets sans lien client, la déclaration se fait sans rattachement : les documents vivent sur leur propre fiche.

Comme aucun code n'est écrit, rien n'est à reprendre lors des trois montées de version annuelles de Salesforce. C'est la différence de fond avec un développement sur mesure, dont le vrai coût est la maintenance.

Les objets personnalisés

Faut-il un déploiement pour changer une règle ?

Non. Les objets, les tags et les exigences sont des données, pas du paramétrage technique. Un administrateur ajoute un objet à midi, il est actif à midi cinq.

Ni fenêtre de release, ni développeur, ni passage obligé par une sandbox. Le jour où votre partenaire change sa liste de pièces, la règle se modifie directement en production.

La configuration s'exporte aussi dans un fichier JSON, qui la transporte d'une sandbox vers la production ou d'une org à une autre. Vous validez d'un côté, vous importez de l'autre sans ressaisir.

La console

Peut-on l'installer en sandbox avant la production ?

Oui, et c'est la marche recommandée. Le package s'installe d'abord en sandbox, où vous déclarez vos objets, écrivez vos premières exigences et lancez une reprise d'essai sur des données réelles.

Vous validez le comportement sur votre modèle de données avant toute intervention en production. C'est aussi le bon moment pour former vos administrateurs, sur un environnement où l'erreur ne coûte rien.

Combien de temps pour être opérationnel ?

L'installation technique prend quelques minutes : un lien, puis l'attribution des jeux de permissions.

Le vrai travail est la configuration, et sa durée vous appartient. Déclarer les objets et écrire un référentiel de tags avec leurs durées prend une demi-journée à une journée. Écrire les exigences demande plus de temps d'analyse que de saisie : il faut décider ce qu'un dossier doit contenir, et sous quelles conditions.

Une org simple est opérationnelle en quelques jours. Une org avec beaucoup d'objets et un référentiel complexe demande quelques semaines, dont l'essentiel en analyse.

Faut-il former les utilisateurs ?

Très peu. L'utilisateur voit un onglet de plus sur les fiches qu'il consulte déjà, et une liste de pièces avec trois états : fourni, expiré, manquant. Il n'y a rien à apprendre.

L'effort porte sur les administrateurs, qui doivent maîtriser la console. Cette formation est comprise dans la licence et se fait sur votre propre sandbox, pas sur un jeu de démonstration.

Est-ce compatible avec mon édition Salesforce ?

gedone demande une édition qui autorise les objets personnalisés et l'installation de packages gérés : Enterprise, Unlimited, Performance, et Professional selon les options souscrites.

Le produit ne fonctionne pas sur les éditions les plus basses, qui n'autorisent ni objets personnalisés ni packages. La vérification prend deux minutes, et elle est faite avant toute proposition commerciale.

Le produit existe-t-il en plusieurs langues ?

Non. gedone est un produit français : interface, documentation et support sont en français.

Le point compte si votre org sert des utilisateurs à l'étranger. C'est un choix de périmètre, pas un oubli, et il tient tant que le produit s'adresse au marché français.

Comment sont gérés les droits d'accès ?

gedone ne crée aucune permission qui lui soit propre. Chacun voit ce que son profil, ses jeux de permissions et vos règles de partage autorisent.

L'accès aux documents se déduit de l'accès au client : qui n'a pas accès à un compte n'accède pas à ses documents. Deux profils d'usage sont livrés avec le package, un pour l'administration, un pour l'usage courant.

C'est un des avantages décisifs du natif. Une GED extérieure oblige à tenir un second modèle de droits en parallèle du premier, et à le synchroniser : c'est une des premières sources d'incident des projets documentaires.

Le lien de partage externe est-il sécurisé ?

Le lien a une durée de vie fixée à sa création. Passé ce délai, il ne fonctionne plus. Il est révocable à tout moment, et la révocation coupe l'accès immédiatement. Supprimer le document révoque les liens qui pointaient dessus.

Chaque ouverture est enregistrée : vous savez que le lien a été consulté, et quand.

Le mécanisme s'appuie sur ContentDistribution, l'objet standard de Salesforce. Pas de site public monté par l'éditeur, pas d'utilisateur invité à créer, aucune brique supplémentaire à sécuriser. Le partage externe passe par un composant de la plateforme.

Le partage externe

Que se passe-t-il vraiment quand on supprime un document ?

Le fichier est supprimé. C'est moins courant qu'on ne le croit : la plupart des solutions documentaires n'effacent que leur index, et le fichier reste dans Salesforce à consommer du quota.

gedone journalise le retrait, puis supprime le fichier. Une exception : s'il est rattaché à un autre enregistrement, il est épargné et le motif est écrit dans le journal. Un mode simulation montre ce qui serait supprimé avant que rien ne le soit.

C'est ce qui permet de répondre à une demande de droit à l'effacement avec une date et une trace, plutôt qu'avec une déclaration.

La suppression définitive

Que deviennent les documents supprimés ?

Chaque suppression est journalisée, avec son auteur et sa date. Une durée de rétention configurable purge ce qui a dépassé sa durée de conservation.

Une conservation à titre probatoire bloque cette purge sur les dossiers concernés par un litige ou un contrôle en cours. La distinction compte : une purge automatique qui emporterait une pièce nécessaire à une procédure serait pire que pas de purge du tout.

Des données quittent-elles mon org ?

Aucune. gedone s'exécute entièrement dans votre org. Il n'y a pas de serveur de l'éditeur par lequel vos documents transiteraient, pas de service externe appelé au fil de l'eau, pas de télémétrie.

La seule sortie possible est celle que vous décidez : un lien de partage, ouvert par le destinataire que vous avez choisi, pour la durée que vous avez fixée, et dont chaque consultation laisse une trace.

Que se passe-t-il si j'arrête la maintenance ?

Le droit d'usage est perpétuel : le package reste installé et continue de fonctionner. Vous ne perdez ni vos données ni l'accès à vos documents.

Vous perdez les montées de version, les corrections et le support. Le risque est réel à moyen terme : Salesforce publie trois versions par an, et un package qui ne les suit plus finit par rencontrer des incompatibilités.

Dans tous les cas, vos fichiers restent des fichiers Salesforce dans votre org. Ils ne sont prisonniers ni du produit ni de l'éditeur.

Que se passe-t-il si nous désinstallons gedone ?

Vos fichiers restent en place, aux mêmes endroits, rattachés aux mêmes enregistrements. gedone ne les avait ni déplacés ni copiés : il ne peut rien emporter en partant.

Ce qui disparaît, c'est la couche d'organisation : tags, dates de validité, exigences, journaux. Cette dépendance existe pour toute solution documentaire. La différence, c'est que vos documents, eux, n'ont jamais quitté la plateforme.

Gérez-vous la signature électronique ?

Non, et nous ne cherchons pas à le faire : c'est un métier à part, avec ses exigences réglementaires et ses prestataires spécialisés.

gedone gère ce qui vient avant et après : savoir quel document doit être signé, l'envoyer par un lien tracé, ranger la version signée à son retour, et lui donner sa date de validité.

Ce que gedone ne fait pas

Est-ce que gedone lit le contenu des documents ?

Pour classer, non. Le type d'un document se déduit de son nom et de règles que votre administrateur écrit, jamais d'une lecture du fichier. Il n'y a ni reconnaissance de contenu, ni intelligence artificielle dans le classement.

Le choix est assumé : une règle explicite est prévisible et vérifiable, et quand un document est mal classé on sait pourquoi. Sur des pièces réglementaires, ça vaut mieux qu'un taux de reconnaissance.

Pour chercher, oui. La recherche porte aussi sur le contenu des fichiers : un contrat se retrouve par une clause qu'il contient. C'est l'indexation native de Salesforce qui s'en charge, gedone s'appuie dessus.

Le produit est-il publié sur l'AppExchange ?

Pas aujourd'hui. gedone s'installe par lien direct, un mode d'installation standard sur Salesforce et le passage obligé de tout package avant publication.

Ce que vous installez ne change pas : le même package géré, dans votre org, sous vos droits, avec les mêmes garanties d'isolement que n'importe quel package. La publication sur l'AppExchange relève de la distribution, pas du fonctionnement.