Les documents d’une demande de service
Une requête accumule des pièces pendant son traitement, et se clôture souvent avant que la dernière ne soit arrivée. gedone affiche ce qui manque tant que c'est réparable.
La situation
Une demande de service produit des documents : constat initial, photographies, rapport d'intervention, procès-verbal de réception, preuve de garantie.
Le ticket se clôture quand le problème est réglé, souvent avant que le rapport n'ait été rendu. Trois mois plus tard, quand le client revient, la preuve manque.
gedone affiche l'exigence sur la requête tant qu'elle n'est pas satisfaite, pendant que l'intervenant est encore joignable.
À quoi ressemble le référentiel
Le référentiel, c'est la liste de vos tags de documents et la durée de validité de chacun. Un tag, c'est le type de la pièce. Vous l'écrivez une fois dans la console, et toutes les exigences s'y réfèrent ensuite.
| Tag de document | Durée de validité | Ce que ça implique dans gedone |
|---|---|---|
| Constat initial | — | Ce qui a été signalé, par écrit |
| Photographies | — | Exigées en nombre : avant et après |
| Rapport d’intervention | — | Signé de l’intervenant |
| PV de réception | — | Signé du client, avant clôture |
| Preuve de garantie | Durée de la garantie | Doit être encore valide à la date de la demande |
| Devis de réparation | Durée de validité | Quand l’intervention est facturée |
Ce tableau est un exemple de paramétrage. Les tags et les durées se fixent un par un dans la console et se modifient en quelques secondes. C'est votre référentiel, pas le nôtre — gedone n'impose aucune liste.
La liste attendue se déduit de la fiche
Une exigence associe un tag de document à une condition sur vos champs. Écrite une fois, elle s'applique à tous les enregistrements de l'objet.
| Quand la fiche remplit cette condition… | … gedone exige |
|---|---|
| Type = Intervention sur site | Le rapport d’intervention est exigé |
| Demande sous garantie | La preuve de garantie est exigée, encore valide |
| Statut = À clôturer | Le PV de réception signé est exigé |
| Réclamation enregistrée | Les pièces passent en conservation à titre probatoire |
Chaque exigence affiche ensuite l'un des trois états sur la fiche.
- Fourni
- Expiré
- Manquant
Sur le terrain
On ne clôture pas sans la preuve
Tant que le PV manque, la requête affiche l'exigence en « manquant ». La relance part pendant que l'intervention est fraîche, pas six mois après.
La garantie se vérifie par sa date
Une preuve de garantie porte sa durée. gedone refuse de la compter comme fournie quand elle est périmée, ce qu'un contrôle visuel ne voit pas.
L’historique reste attaché au client
Les pièces d'une requête remontent dans l'arbre du compte. À la demande suivante, l'historique complet est là, sans avoir à chercher l'ancien ticket.
Et vos objets à vous
Requête, et vos objets Intervention, Rapport ou Équipement, reliés au compte ou à l’actif concerné.
gedone rattache chaque document au bon client, même quand l'objet ne connaît pas le compte directement : vous déclarez le chemin de relation, jusqu'à cinq sauts. Ce qui n'appartient à aucun client se déclaresans lien et vit sur sa propre fiche, avec les mêmes exigences.
Vos fichiers actuels ne sont pas perdus : la reprise les rattache et leur pose les bons tags d'après leur nom, sans les déplacer.
Une démonstration sur votre référentiel
Apportez la liste des pièces que vos dossiers attendent, même approximative. Elle sera traduite en tags et en exigences pendant le rendez-vous.
Réponse sous deux jours ouvrés