Les documents de votre entreprise
Une partie de vos documents ne concerne aucun client : attestations, assurances, agréments, déclarations. Ils expirent quand même, et on vous les réclame.
La situation
Attestation de vigilance, assurance responsabilité civile, agréments, qualifications, déclarations fiscales : ces pièces sont celles de l'entreprise, pas d'un client.
Elles vivent dans un dossier partagé, et on les cherche le jour où un client, un donneur d'ordre ou un appel d'offres les réclame — avec deux jours de délai pour répondre.
gedone prend en charge les objets sans rattachement client : ces pièces vivent sur leur propre fiche, avec les mêmes exigences et les mêmes alertes.
À quoi ressemble le référentiel
Le référentiel, c'est la liste de vos tags de documents et la durée de validité de chacun. Un tag, c'est le type de la pièce. Vous l'écrivez une fois dans la console, et toutes les exigences s'y réfèrent ensuite.
| Tag de document | Durée de validité | Ce que ça implique dans gedone |
|---|---|---|
| Attestation de vigilance | 6 mois | Réclamée par vos donneurs d’ordre |
| Attestation de régularité fiscale | 1 an | Exigée sur les marchés publics |
| Assurance responsabilité civile | 1 an | Une attestation par exercice |
| Extrait Kbis de l’entreprise | 3 mois | La durée la plus courte du référentiel |
| Déclarations fiscales | 1 an | CFE, TVA — échéance qui revient chaque année |
| Agréments et qualifications | Variable | RGE, certifications, labels — une durée par pièce |
| Statuts et pouvoirs | — | Mis à jour par version, sans écraser l’ancienne |
Ce tableau est un exemple de paramétrage. Les tags et les durées se fixent un par un dans la console et se modifient en quelques secondes. C'est votre référentiel, pas le nôtre — gedone n'impose aucune liste.
La liste attendue se déduit de la fiche
Une exigence associe un tag de document à une condition sur vos champs. Écrite une fois, elle s'applique à tous les enregistrements de l'objet.
| Quand la fiche remplit cette condition… | … gedone exige |
|---|---|
| Pièce transmise aux donneurs d’ordre | Sa date de validité devient obligatoire à la saisie |
| Établissement secondaire | Un jeu de pièces propre à l’établissement est exigé |
| Candidature à un appel d’offres | Toutes les pièces doivent être en cours de validité |
| Qualification en renouvellement | L’ancienne et la nouvelle version restent consultables |
Chaque exigence affiche ensuite l'un des trois états sur la fiche.
- Fourni
- Expiré
- Manquant
Sur le terrain
Un objet sans client, traité comme les autres
Vous déclarez l'objet sans rattachement, et ses documents obtiennent les mêmes exigences, les mêmes durées de validité et les mêmes alertes.
La demande urgente devient une consultation
Un donneur d'ordre réclame vos attestations : elles sont réunies sur une fiche, à jour, et se transmettent par lien tracé plutôt qu'en pièce jointe.
Les échéances annuelles ne se pensent plus
Une attestation valable un an déclenche son alerte chaque année. Sept jours avant, puis la veille, sans tableur ni rappel d'agenda.
Et vos objets à vous
Vos objets Établissement, Attestation, Qualification ou Équipement — déclarés sans lien client, avec les mêmes règles.
gedone rattache chaque document au bon client, même quand l'objet ne connaît pas le compte directement : vous déclarez le chemin de relation, jusqu'à cinq sauts. Ce qui n'appartient à aucun client se déclaresans lien et vit sur sa propre fiche, avec les mêmes exigences.
Vos fichiers actuels ne sont pas perdus : la reprise les rattache et leur pose les bons tags d'après leur nom, sans les déplacer.
Une démonstration sur votre référentiel
Apportez la liste des pièces que vos dossiers attendent, même approximative. Elle sera traduite en tags et en exigences pendant le rendez-vous.
Réponse sous deux jours ouvrés