Les documents du compte client
Un compte particulier et un compte professionnel n'attendent pas les mêmes pièces. gedone déduit la liste du type de compte, et les documents fournis resservent sur tous les dossiers du client.
La situation
Le compte est la racine de tout. Identité, coordonnées bancaires, situation fiscale : ce qu'on y attache ressert sur les opportunités, les devis et les contrats qui suivent.
Elles sont pourtant redemandées à chaque dossier, parce que personne ne sait si elles ont déjà été fournies, ni si elles sont encore valables.
gedone attache la pièce au compte, la rend visible depuis tous ses dossiers, et fait dépendre la liste attendue du type de client.
À quoi ressemble le référentiel
Le référentiel, c'est la liste de vos tags de documents et la durée de validité de chacun. Un tag, c'est le type de la pièce. Vous l'écrivez une fois dans la console, et toutes les exigences s'y réfèrent ensuite.
| Tag de document | Durée de validité | Ce que ça implique dans gedone |
|---|---|---|
| Pièce d'identité | Date du titre | Compte particulier, et signataire d’un compte professionnel |
| Justificatif de domicile | 3 mois | Compte particulier |
| Avis d'imposition | 1 an | Déclenché par un seuil d'encours |
| RIB et mandat de prélèvement | — | À remplacer au changement de banque |
| Extrait Kbis | 3 mois | Compte professionnel, la durée la plus courte du référentiel |
| Attestation d’assurance | 1 an | Responsabilité civile ou décennale selon l’activité |
| Qualifications et certifications | Variable | RGE, Qualibat, ISO — une durée par certification |
Ce tableau est un exemple de paramétrage. Les tags et les durées se fixent un par un dans la console et se modifient en quelques secondes. C'est votre référentiel, pas le nôtre — gedone n'impose aucune liste.
La liste attendue se déduit de la fiche
Une exigence associe un tag de document à une condition sur vos champs. Écrite une fois, elle s'applique à tous les enregistrements de l'objet.
| Quand la fiche remplit cette condition… | … gedone exige |
|---|---|
| Type de compte = Particulier | Pièce d'identité et justificatif de domicile sont exigés |
| Type de compte = Professionnel | Extrait Kbis et attestation d'assurance sont exigés |
| Encours au-delà d’un seuil | Les pièces financières deviennent obligatoires |
| Paiement par prélèvement | Le mandat signé est exigé |
Chaque exigence affiche ensuite l'un des trois états sur la fiche.
- Fourni
- Expiré
- Manquant
Sur le terrain
La pièce ne se redemande qu’une fois
Un document déposé sur le compte reste visible depuis toutes ses opportunités, ses devis et ses contrats. Le commercial regarde avant d'appeler, au lieu de redemander par précaution.
Le type de compte décide de la liste
La condition porte sur un champ que vous avez déjà. Particulier ou professionnel, la liste attendue se recompose sans intervention.
Un Kbis périmé se voit sur la fiche
Un Kbis ou une attestation passent en « expiré » à la date prévue, au lieu de rester affichés comme fournis.
Et vos objets à vous
Compte et Contact, plus tout objet personnalisé qui pointe vers le compte, directement ou par un chemin de relation.
gedone rattache chaque document au bon client, même quand l'objet ne connaît pas le compte directement : vous déclarez le chemin de relation, jusqu'à cinq sauts. Ce qui n'appartient à aucun client se déclaresans lien et vit sur sa propre fiche, avec les mêmes exigences.
Vos fichiers actuels ne sont pas perdus : la reprise les rattache et leur pose les bons tags d'après leur nom, sans les déplacer.
Une démonstration sur votre référentiel
Apportez la liste des pièces que vos dossiers attendent, même approximative. Elle sera traduite en tags et en exigences pendant le rendez-vous.
Réponse sous deux jours ouvrés