Les documents d’un contrat
Un contrat vit plus longtemps que l'affaire qui l'a produit. gedone conserve chaque version avec sa date, et transforme la date de fin en alerte.
La situation
Le contrat signé arrive, il est déposé, et plus personne ne le rouvre jusqu'au renouvellement ou au litige. Entre-temps il a été modifié par avenants.
Le jour où la question se pose, elle prend toujours la même forme : quelle version était en vigueur à telle date, et qui l'avait signée.
gedone historise chaque version avec sa date et son auteur, et fait de la date de fin une échéance qui prévient à l'avance.
À quoi ressemble le référentiel
Le référentiel, c'est la liste de vos tags de documents et la durée de validité de chacun. Un tag, c'est le type de la pièce. Vous l'écrivez une fois dans la console, et toutes les exigences s'y réfèrent ensuite.
| Tag de document | Durée de validité | Ce que ça implique dans gedone |
|---|---|---|
| Contrat signé | Durée du contrat | La date de fin sert d’échéance |
| Avenants | — | Chacun daté, rattaché au même contrat |
| Conditions générales acceptées | — | La version en vigueur à la signature |
| Annexes | — | Périmètre, niveaux de service, tarifs |
| Pouvoir du signataire | — | Exigé au-delà d’un certain engagement |
| Attestations de la contrepartie | 6 mois à 1 an | À redemander pendant la vie du contrat |
Ce tableau est un exemple de paramétrage. Les tags et les durées se fixent un par un dans la console et se modifient en quelques secondes. C'est votre référentiel, pas le nôtre — gedone n'impose aucune liste.
La liste attendue se déduit de la fiche
Une exigence associe un tag de document à une condition sur vos champs. Écrite une fois, elle s'applique à tous les enregistrements de l'objet.
| Quand la fiche remplit cette condition… | … gedone exige |
|---|---|
| Statut = Actif | Le contrat signé est exigé |
| Reconduction tacite | Une alerte part avant la date de dénonciation |
| Engagement au-delà d’un seuil | Le pouvoir du signataire est exigé |
| Contrat avec sous-traitance | Les attestations de la contrepartie sont exigées, en cours de validité |
Chaque exigence affiche ensuite l'un des trois états sur la fiche.
- Fourni
- Expiré
- Manquant
Sur le terrain
Quelle version était en vigueur ?
Chaque version reste consultable avec sa date et son auteur. La question qui tombe en audit ou en contentieux trouve sa réponse sur la fiche.
Le renouvellement prévient à l’avance
La date de fin est portée par le document. gedone avertit le responsable de la fiche avant l'échéance, pas le jour où le contrat s'est reconduit tout seul.
Les pièces de la contrepartie se redemandent seules
Une attestation valable six mois sur un contrat de trois ans, cela fait cinq relances. L'alerte part avant la péremption, sans que personne y pense.
Et vos objets à vous
Contrat, et vos objets Abonnement, Engagement ou Convention, reliés au compte.
gedone rattache chaque document au bon client, même quand l'objet ne connaît pas le compte directement : vous déclarez le chemin de relation, jusqu'à cinq sauts. Ce qui n'appartient à aucun client se déclaresans lien et vit sur sa propre fiche, avec les mêmes exigences.
Vos fichiers actuels ne sont pas perdus : la reprise les rattache et leur pose les bons tags d'après leur nom, sans les déplacer.
Une démonstration sur votre référentiel
Apportez la liste des pièces que vos dossiers attendent, même approximative. Elle sera traduite en tags et en exigences pendant le rendez-vous.
Réponse sous deux jours ouvrés