gedone a son entrée dans le lanceur d'applications Salesforce. La console d'administration n'apparaît qu'aux administrateurs, la recherche à qui vous décidez de l'accorder. Le cloisonnement passe par les jeux de permissions Salesforce, pas par un réglage interne au produit.

Sur les fiches, un panneau unique réunit les pièces attendues, l'arbre des documents et le dépôt, avec un mode plein écran. Ceux qui veulent maîtriser leur mise en page posent lestrois blocs séparément, où ils veulent sur la page. Un composant pour aller vite, trois pour tout contrôler.

Le package ne livre aucune page de fiche toute faite. Vous posez le composant sur la page que vos équipes utilisent déjà.

Arbre documentaire Salesforce : tous les fichiers client centralisés

L'arbre affiche les documents du compte, de ses opportunités, de ses devis, de ses contacts, et de tous les objets personnalisés que vous avez déclarés.

La racine est toujours le Compte. Une pièce déposée sur un devis reste visible depuis la fiche du client, sans que personne ait à se rappeler où elle a été rangée.

Arbre documentaire de gedone : les documents groupés par tag, avec statut, échéance et date de dépôt — L'arbre d'une fiche client. Chaque pièce affiche son tag, son statut, son échéance et sa date de dépôt, avec l'aperçu, les versions et le lien externe à portée de clic.

Les exigences : la liste attendue, dossier par dossier

Vous décrivez les documents qu'un dossier doit contenir etsous quelles conditions. gedone affiche sur chaque fiche ce qui est fourni, ce qui manque, et ce qui a expiré.

Les conditions portent sur les champs de l'enregistrement : une liste de choix, un montant, une case à cocher. Une exigence peut aussi réclamer un nombre minimum de documents et n'accepter que ceux qui sont encore valides.

Fourni
Expiré
Manquant

Un document présent mais périmé n'est pas compté comme fourni.

Bloc « Pièces attendues » sur une fiche gedone, avec deux documents manquants et leur bouton de dépôt — Le bloc « Pièces attendues » : le compte des pièces fournies, ce qui manque, le tag attendu, et le bouton pour déposer sans quitter l'écran.

La page consacrée aux exigences

Les échéances : prévenu avant, pas après

Le tag, c'est le type de la pièce. Chaque tag porte une durée de validité. gedone calcule la date d'expiration à partir de la date du document, marque la pièce comme expirée le moment venu, et envoie un e-mail au propriétaire de la fiche sept jours avant l'échéance, puis la veille.

La saisie de la date peut être rendueobligatoire sur les tags qui le méritent : déposer un extrait Kbis sans dire jusqu'à quand il vaut devient impossible.

Notifications

Échéance dans 7 joursKbis — Transports DelaunayExpire le 28/10il y a 2 min
Échéance demainAttestation de vigilance — Menuiseries VasseurExpire le 22/10il y a 1 h
Document expiréAssurance décennale — Menuiseries VasseurExpiré le 14/10hier

Représentation schématique des alertes. gedone prévient le propriétaire de la fiche sept jours avant l'échéance, puis la veille.

La reprise : le produit sert dès le premier jour

Une GED qui démarre vide n'est jamais adoptée. Les utilisateurs continuent de chercher là où ils ont l'habitude, et l'outil devient un second endroit à alimenter.

gedone indexe les fichiers déjà présents dans votre org, les rattache au bon client et leur pose les bons tags d'après leur nom, selon des règles que vous écrivez. Vous déclarez l'objet, vous lancez l'indexation. Aucun fichier n'est copié ni déplacé : gedone sait où ils sont et ce qu'ils sont.

Écran de reprise des fichiers déjà présents dans la console gedone : choix de l'objet à indexer — La reprise dans la console : vous choisissez l'objet, vous lancez l'indexation.

Prise en charge des objets personnalisés Salesforce (Custom Objects)

Chaque entreprise a ses objets : Dossier, Chantier, Contrat, Session. gedone les prend en charge de deux façons.

Avec un chemin vers le Compte, même indirect. Si votre objet ne connaît pas le client mais connaît l'opportunité qui le connaît, vous déclarez le chemin et les documents retrouvent leur client. Jusqu'à cinq sauts de relation.

Sans lien client, pour ce qui n'appartient à personne en particulier : habilitations du personnel, matériel, contrôles internes. Les documents vivent sur leur propre fiche, avec les mêmes exigences et les mêmes échéances.

Vous n'avez pas à connaître les noms techniques de votre org. Unedécouverte parcourt le schéma, repère les objets reliés au Compte et déduit le chemin. Il ne reste à saisir que les cas indirects.

Liste des objets déclarés dans gedone avec leur nom d'API, leur chemin vers le Compte et leur état — Les objets déclarés. Les Dossiers de financement remontent au Compte par l'opportunité, en deux sauts ; les Habilitations n'ont aucun chemin et vivent sur leur propre fiche.

Les versions : mettre à jour sans effacer

Un document se remplace sans que son historique disparaisse. Chaque version reste consultable avec sa date et son auteur, et vous pouvez prévisualiser n'importe laquelle.

En audit, la question tombe toujours de la même façon : quelle version de l'attestation était en vigueur à la date de la signature. La fiche y répond.

Le partage externe, daté et tracé

Un lien envoie un document à quelqu'un qui n'a pas Salesforce : un banquier, un expert-comptable, un client. Pas de compte à créer, pas de pièce jointe qui traîne dans une boîte mail.

Le lien a une durée de vie fixée à sa création. Il estrévocable à tout moment, et la révocation coupe l'accès immédiatement. Chaque ouverture est enregistrée. Supprimer le document révoque les liens qui pointaient dessus.

Le mécanisme s'appuie sur ContentDistribution, l'objet standard de Salesforce. Pas de site public maison, pas d'utilisateur invité, aucune brique à sécuriser en plus. C'est une question que posent les DSI, et c'est la réponse.

Fenêtre de création d'un lien de partage dans gedone, avec la durée de validité et l'option de téléchargement — La création d'un lien : une durée de validité, le téléchargement du fichier d'origine autorisé ou non.

Quand vous supprimez un document, il part vraiment

Retirer un document d'une GED n'efface en général que l'index. Le fichier reste dans Salesforce et continue d'occuper le quota, souvent pendant des mois.

gedone journalise le retrait, puis supprime le fichier. S'il est rattaché à un autre enregistrement, il est épargné et le motif est écrit dans le journal. Un mode simulation montre ce qui serait supprimé avant que rien ne le soit.

Un client exerce son droit à l'effacement : vous produisez la date de suppression et la trace de l'opération.

Mode simulation de suppression dans gedone : les fichiers concernés et ceux qui sont épargnésCapture à venir — src/captures/suppression-simulation.png

Le mode simulation : ce qui serait supprimé, et les fichiers épargnés parce qu'ils servent ailleurs.

La recherche, sur le nom comme sur le contenu

La recherche porte sur l'ensemble des documents de l'org, et pas seulement sur leur nom : elle interroge aussi lecontenu des fichiers. Un contrat se retrouve par une clause qu'il contient.

Les filtres suivent la logique de la GED : le type d'enregistrement, un ou plusieurs tags, un dossier client précis, une date de dépôt.

Formulaire de recherche de gedone : mot-clé, type d'enregistrement, tags, dossier client et date de dépôt — Les filtres : le type d'enregistrement, un ou plusieurs tags, un dossier client précis, une date de dépôt.

Le résultat traverse les objets. Une même liste réunit les pièces déposées sur les comptes, sur les opportunités et sur vos objets personnalisés, avec pour chacune son enregistrement porteur et son dossier client.

Résultats de recherche gedone : quinze documents issus de plusieurs objets, avec leur dossier client et leur statut — Quinze documents venus de trois objets différents, chacun rattaché à son dossier client, avec son tag, son statut et son échéance.

La traçabilité et la rétention

Chaque dépôt, chaque consultation, chaque partage et chaque suppression est journalisé. Vous pouvez établir qui a vu quoi, et quand : c'est la première question posée dès qu'un document sensible circule.

Une durée de rétention configurable purge ce qui a dépassé sa durée de conservation. Uneconservation à titre probatoire bloque cette purge sur les dossiers concernés par un litige en cours.

La console : tout se règle en production

Déclarer les objets, définir les tags et leurs durées de validité, écrire les exigences, lancer les reprises, contrôler la santé de l'installation : tout passe par une console d'administration.

Ces réglages sont des données, pas du paramétrage technique. Un administrateur ajoute un objet à midi, il est actif à midi cinq. Ni fenêtre de release, ni développeur.

La configuration s'exporte dans un fichier JSON, qui la transporte d'une sandbox vers la production ou d'une org à une autre. Vous validez d'un côté, vous importez de l'autre sans ressaisir.

Liste des exigences dans la console gedone, avec l'objet, la pièce attendue et la condition qui la déclenche — Les exigences dans la console. La colonne « S'applique quand » résume chaque règle en clair : un champ, un opérateur, une valeur.

Sans détour

Ce que gedone ne fait pas

Cinq limites, annoncées avant la démonstration plutôt que découvertes pendant.

Pas de signature électronique

gedone gère le cycle de vie du document, pas sa signature. Le document signé revient dans la GED comme les autres.

Pas de classement par le contenu, pas d'IA

Le tag se déduit du nom du fichier et de règles que vous écrivez. C'est prévisible et corrigeable, mais gedone ne devine pas le type d'un document en le lisant. La recherche, elle, interroge bien le contenu.

Pas de dépôt par vos clients

Aucun portail externe ne permet à vos clients de déposer leurs pièces. L'évolution est envisagée, elle n'est pas livrée.

Pas de pièces jointes historiques

L'objet Attachment, antérieur aux Fichiers Salesforce, n'est pas pris en charge. La conversion se fait en amont avec l'outil gratuit de Salesforce, après quoi gedone reprend ces documents normalement.

Pas de stockage externe non plus, Amazon S3 compris : les fichiers restent des fichiers Salesforce.Les autres questions qu'on nous pose.

Une démonstration sur vos propres dossiers

Trente minutes de visioconférence suffisent à établir si le produit répond à votre besoin. La présentation s'appuie sur un modèle de données proche du vôtre, et le compte rendu qui suit précise autant ce que gedone couvre que ce qu'il laisse de côté.

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