Les exigences documentaires
Savoir ce qu'un dossier contient ne sert à rien. Ce qui compte, c'est ce qui lui manque et ce qui a expiré.
Personne n'a la liste sous les yeux
Un dossier passe entre plusieurs mains. Les pièces arrivent par e-mail, par courrier, par le commercial ou directement du client. Au moment de l'envoyer, quelqu'un doit dire s'il est complet.
La liste existe pourtant. Elle est dans la tête du gestionnaire, dans un tableur mis à jour l'an dernier, ou dans un e-mail du partenaire. Nulle part dans Salesforce.
Pourquoi aucun rapport ne résout ça
Un rapport liste ce qui existe. Il ne peut pas afficher ce qui n'existe pas. Pour lister ce qui manque, il faut avoir écrit quelque part ce qui est attendu, puis comparer les deux. Salesforce n'offre aucun endroit pour écrire cette attente.
Les contournements habituels échouent tous pour la même raison :
- Une case « dossier complet » se coche à la main, donc se coche à tort dès qu'on est pressé.
- Un champ formule qui compte les fichiers ignore leur nature. Cinq justificatifs de domicile ne font pas un dossier complet.
- Une convention de nommage tient trois mois.
Une exigence s'écrit en quatre décisions
Dans la console d'administration, sans code, et en production.
- Sur quel objet ? Le devis, le contrat, la requête : tout objet standard ou personnalisé déjà déclaré dans gedone.
- Quel document ? Un tag de votre référentiel — le type de la pièce, « extrait Kbis » ou « RIB ». C'est lui qui porte la durée de validité.
- Sous quelles conditions ? Une condition sur les champs de l'enregistrement. Sans condition, l'exigence s'applique toujours.
- Combien, et encore valides ? Le nombre minimum de documents, et l'obligation ou non qu'ils soient dans leur durée de validité.
Trois conditions, trois effets
| La condition | Ce qu'elle déclenche |
|---|---|
| Type de compte = Professionnel | L'extrait Kbis devient obligatoire |
| Montant supérieur à 50 000 € | Les conditions particulières sont exigées |
| Case « marché public » cochée | L'attestation de régularité fiscale s'ajoute |
Les champs cités ici sont ceux d'un devis. La mécanique est la même sur n'importe quel objet.
La règle prend effet en cinq minutes
Une exigence est une donnée, pas du code. Votre administrateur la modifie en production le jour où le partenaire change sa liste de pièces. Ni ticket, ni développeur, ni fenêtre de release.
Trois devis côte à côte, trois listes différentes
Les trois vivent sur le même objet, sous les mêmes règles. Aucune de ces listes n'a été saisie à la main.
| Pièce attendue | 8 400 € Compte particulier | 42 000 € Compte professionnel | 180 000 € Marché public |
|---|---|---|---|
| Pièce d'identité | Exigée | — | — |
| Justificatif de domicile | Exigé | — | — |
| Extrait Kbis | — | Exigé, moins de 3 mois | Exigé, moins de 3 mois |
| Attestation d'assurance | — | Exigée | Exigée |
| Mandat de prélèvement | — | Exigé | Exigé |
| Conditions particulières | — | — | Exigées |
| Attestation de régularité fiscale | — | — | Exigée, moins d'un an |
| Nombre d'exigences | 2 | 3 | 5 |
Changez le type de compte du premier devis sous vos yeux : la liste se recalcule et les nouvelles pièces apparaissent en « manquant ».
Trois états, lisibles d'un regard
Le panneau affiche la liste attendue et l'état de chaque pièce, sur l'enregistrement lui-même. Pas de rapport à lancer, pas de tableau de bord à ouvrir.
- Fourni
- Expiré
- Manquant
La distinction entre manquant etexpiré compte autant que le reste. Une pièce présente mais périmée échappe à tous les contrôles manuels : elle a l'apparence d'une pièce à jour.
Le commercial regarde avant d'envoyer, le gestionnaire avant de valider.
Exigences documentaires
Dossier client — Contrat n° 2024-118
Client professionnel · Montant élevé
- Pièce d'identitéDéposée le 12 marsFourni
- Justificatif de domicileDéposé le 12 marsFourni
- Extrait KbisValable jusqu’au 4 marsExpiré
- Attestation d’assuranceAucun document déposéManquant
- Bilans comptables1 document sur les 2 exigésManquant
Ce que ça change
Le dossier part complet dès le premier envoi. Le gain se mesure : délai entre l'ouverture du dossier et son acceptation, nombre d'allers-retours avec le client, part des dossiers rejetés pour un motif administratif.
La liste attendue cesse d'être un savoir personnel. Elle est écrite, appliquée à tout le monde, et elle survit aux congés comme aux départs.
Le point à vérifier en démonstration
Demandez à voir deux dossiers ouverts côte à côte dont les listes diffèrent, puis demandez qu'on change un champ sous vos yeux et que la liste se recalcule. Quinze secondes suffisent à vérifier tout ce qui est écrit sur cette page.
Vos règles, traduites pendant la démonstration
Apportez la liste des pièces que vos dossiers attendent, même approximative. Elle sera traduite en exigences pendant le rendez-vous, et vous verrez le résultat sur un dossier.
Réponse sous deux jours ouvrés