Les documents d’un devis
Salesforce sait générer le devis en PDF. Les versions successives, l'accord signé et les annexes n'ont, eux, pas d'endroit attitré. gedone en fait un dossier.
La situation
Un devis produit un document, régénéré à chaque modification. L'org finit par contenir cinq fichiers portant le même nom, sans que rien n'indique lequel est parti chez le client.
S'y ajoutent l'accord signé au retour, les annexes techniques et les conditions particulières, qui arrivent par des canaux différents et se rangent où l'on peut.
gedone versionne le devis au lieu de le dupliquer : chaque version garde sa date et son auteur, et la dernière envoyée reste identifiable.
À quoi ressemble le référentiel
Le référentiel, c'est la liste de vos tags de documents et la durée de validité de chacun. Un tag, c'est le type de la pièce. Vous l'écrivez une fois dans la console, et toutes les exigences s'y réfèrent ensuite.
| Tag de document | Durée de validité | Ce que ça implique dans gedone |
|---|---|---|
| Devis généré | Durée de validité du devis | La date de fin de validité sert d’échéance |
| Annexes techniques | — | Plans, descriptifs, fiches produit |
| Conditions particulières | — | Exigées au-delà d’un certain montant |
| Bon pour accord signé | — | Exigé avant de passer le devis en accepté |
| Conditions générales acceptées | — | La version en vigueur à la date du devis |
| Justificatifs demandés par le client | Selon la pièce | Attestations, références, qualifications |
Ce tableau est un exemple de paramétrage. Les tags et les durées se fixent un par un dans la console et se modifient en quelques secondes. C'est votre référentiel, pas le nôtre — gedone n'impose aucune liste.
La liste attendue se déduit de la fiche
Une exigence associe un tag de document à une condition sur vos champs. Écrite une fois, elle s'applique à tous les enregistrements de l'objet.
| Quand la fiche remplit cette condition… | … gedone exige |
|---|---|
| Statut = Envoyé | Le devis généré est exigé au dossier |
| Statut = Accepté | Le bon pour accord signé est exigé |
| Montant au-delà d’un seuil | Les conditions particulières deviennent obligatoires |
| Date de validité dépassée | Le devis passe en « expiré » sur la fiche |
Chaque exigence affiche ensuite l'un des trois états sur la fiche.
- Fourni
- Expiré
- Manquant
Sur le terrain
La version envoyée reste identifiable
Regénérer un devis crée une version, pas un doublon. Chaque version reste consultable avec sa date, et l'on sait laquelle le client a reçue.
La validité du devis devient une échéance
La date de fin de validité est portée par le document. gedone le marque comme expiré à cette date, et prévient avant qu'elle n'arrive.
L’accord signé se réclame tout seul
Tant que le bon pour accord n'est pas déposé, la fiche affiche l'exigence en « manquant ». On ne bascule plus un devis en accepté sur une parole.
Et vos objets à vous
Devis, et les documents générés depuis Salesforce, qui rejoignent l’arbre du client comme les autres.
gedone rattache chaque document au bon client, même quand l'objet ne connaît pas le compte directement : vous déclarez le chemin de relation, jusqu'à cinq sauts. Ce qui n'appartient à aucun client se déclaresans lien et vit sur sa propre fiche, avec les mêmes exigences.
Vos fichiers actuels ne sont pas perdus : la reprise les rattache et leur pose les bons tags d'après leur nom, sans les déplacer.
Une démonstration sur votre référentiel
Apportez la liste des pièces que vos dossiers attendent, même approximative. Elle sera traduite en tags et en exigences pendant le rendez-vous.
Réponse sous deux jours ouvrés