Combien coûte réellement le stockage de fichiers Salesforce

L’objection est si répandue qu’elle a valeur d’évidence : le stockage Salesforce coûterait cher, donc mieux vaudrait tenir ses documents ailleurs. Elle est rarement chiffrée, et c’est bien là le problème. Le présent article propose la méthode pour l’établir, avec vos propres nombres.

Deux stockages qu’on confond sans cesse

Salesforce distingue deux compteurs, et les confondre conduit à des conclusions erronées.

Le stockage de données contient vos enregistrements : comptes, contacts, opportunités, objets personnalisés. Chaque enregistrement pèse un forfait de l’ordre de deux kilo-octets, indépendamment du nombre de champs renseignés. C’est ce compteur qui sature dans les orgs comptant des dizaines de millions de lignes.

Le stockage de fichiers contient les documents : Fichiers Salesforce, pièces jointes, photos de profil, documents de l’onglet Documents. C’est celui qui nous occupe ici.

Les deux quotas sont indépendants. Saturer l’un n’affecte en rien l’autre, et une org à l’étroit sur ses données peut disposer d’une marge considérable sur ses fichiers. Vérifiez lequel des deux vous inquiète avant d’arbitrer.

Comment se compose votre quota

L’allocation obéit toujours à la même formule : une base fixe attribuée à l’org, augmentée d’une part par utilisateur licencié. Les montants exacts dépendent de votre édition et des termes de votre contrat, et ils évoluent au fil des versions.

Aussi ne raisonnez jamais sur un chiffre lu dans un article, celui-ci compris. Rendez-vous dans la configuration de votre org, à la page d’utilisation du stockage : vous y lirez votre allocation réelle, votre consommation actuelle, et la répartition par type. Cette page constitue le point de départ de toute discussion sérieuse sur le sujet, et sa consultation prend une minute.

Une observation revient d’ailleurs avec une régularité déconcertante : la plupart des entreprises qui refusent d’héberger leurs documents dans Salesforce par crainte du stockage n’ont jamais ouvert cette page.

Le calcul qu’il faut faire

Le volume documentaire d’une activité se prévoit avec une précision suffisante. Trois nombres suffisent.

Le nombre de dossiers par an. Dossiers de financement, chantiers, sessions de formation, recrutements : l’unité de compte de votre activité.

Le nombre de pièces par dossier. Rarement au-delà d’une dizaine pour un dossier administratif ordinaire.

Le poids moyen d’une pièce. C’est le nombre que l’on surestime le plus. Un PDF administratif d’une à trois pages, extrait Kbis, attestation, avis d’imposition, pèse entre 100 et 400 kilo-octets. Une numérisation en couleur à 300 points par pouce grimpe à un ou deux méga-octets par page, mais elle ne concerne qu’une fraction des pièces.

Prenons une entreprise traitant 1 200 dossiers par an, comportant huit pièces chacune, d’un poids moyen de 300 kilo-octets :

1 200 × 8 × 0,3 Mo ≈ 2,9 Go par an

Sur cinq ans, en tenant compte des versions successives et des pièces hors dossier, on atteint un ordre de grandeur de quinze à vingt giga-octets. Ce n’est pas rien, mais ce n’est pas davantage la catastrophe que l’objection laissait présager, et cela se compare désormais à une allocation que vous connaissez.

Ce qui consomme vraiment votre quota

Lorsqu’une org sature, la cause est rarement celle qu’on imagine. Avant d’acheter de l’espace, examinez ces quatre postes.

Les doublons de pièces jointes. Un même contrat déposé sur le compte puis sur l’opportunité, à l’époque où le mécanisme Attachment l’imposait, occupe deux fois l’espace. Sur une org ancienne, ce poste représente couramment une part substantielle du volume.

Les numérisations mal réglées. Un copieur configuré en couleur à 600 points par pouce produit des fichiers cinq à dix fois plus lourds que le même document numérisé en niveaux de gris à 200 points par pouce, pour une lisibilité rigoureusement identique s’agissant d’un document administratif. Régler les copieurs coûte une demi-journée et libère parfois plus d’espace qu’une extension payante.

Les e-mails archivés avec leurs pièces jointes. Chaque copie d’e-mail conservée dans Salesforce emporte ses pièces jointes. Sur une org où l’archivage automatique est actif depuis des années, le volume dépasse fréquemment celui des documents métier.

Les pièces jointes de conversion non supprimées. Après une migration vers les Fichiers, les originales subsistent parfois faute d’avoir été nettoyées, et l’org paie deux fois le même document.

Que coûte l’espace supplémentaire ?

Salesforce commercialise du stockage additionnel par incréments. Le prix affiché au catalogue diffère presque toujours du prix effectivement pratiqué, car il se négocie au renouvellement, souvent en contrepartie d’un engagement de durée ou d’un volume de licences.

La seule valeur exploitable est donc celle que vous obtiendrez de votre interlocuteur commercial, et il vaut mieux la demander avant d’engager un projet documentaire qu’après. Vous disposerez alors d’un coût annuel au giga-octet, à confronter au volume calculé plus haut.

Reste à mettre en regard le coût de l’alternative. Une GED extérieure ne se limite pas à son abonnement : il faut y ajouter le connecteur, sa maintenance, le second modèle de droits à tenir synchronisé, la formation à un deuxième outil, et le temps perdu par des équipes travaillant dans deux environnements. Comparer un abonnement de stockage à un abonnement de GED, sans compter le reste, revient à fausser l’arbitrage dès le départ.

Le critère décisif : la duplication

Posez cette question à tout éditeur de solution documentaire native : votre produit crée-t-il une copie de mes fichiers, ou se borne-t-il à les référencer ?

La différence est considérable. Un produit qui duplique vos documents pour les organiser double votre consommation de stockage, et vous fait donc payer deux fois le problème qu’il prétend résoudre. Un produit qui référence n’ajoute que quelques kilo-octets de métadonnées par document, soit un ordre de grandeur mille fois inférieur.

Sur les quinze giga-octets de l’exemple précédent, la première approche en réclame trente ; la seconde en réclame quinze, augmentés de quelques dizaines de méga-octets.

C’est le choix retenu par gedone : les documents demeurent des fichiers Salesforce, à leur place, et le produit se borne à savoir où ils sont, ce qu’ils sont et jusqu’à quand ils valent.

La marche à suivre

Ouvrez votre page d’utilisation du stockage avant toute discussion. Distinguez le stockage de données du stockage de fichiers. Calculez votre volume avec vos propres nombres plutôt qu’avec une intuition. Traquez les doublons, les numérisations mal réglées et les e-mails archivés avant d’acheter de l’espace. Négociez le prix du giga-octet supplémentaire, et comparez-le au coût complet de l’alternative, connecteur et double administration compris.

Au terme de cet exercice, le stockage cesse d’être un argument et redevient ce qu’il est : une ligne budgétaire, généralement modeste au regard du coût d’un dossier rejeté pour une pièce manquante.