Expirations et relances documentaires sur vos fiches Salesforce

Un document manquant se voit : la ligne est vide. Un document périmé ne se voit pas. Il est au dossier, il porte le bon nom, seule une date à l’intérieur le distingue d’une pièce valide.

Un article précédent explique pourquoi ce suivi échappe à la vigilance humaine et pourquoi le tableur cède toujours. Celui-ci est le guide de mise en œuvre : comment poser le mécanisme sur vos fiches Comptes et Opportunités, dans l’ordre.

Étape 1 : construire le référentiel de tags

Le tag, c’est le type de la pièce : « extrait Kbis », « RIB », « attestation de vigilance ». C’est la brique de départ, et c’est lui qui porte la durée de validité.

L’erreur classique consiste à saisir la durée sur chaque document déposé. Elle doit vivre sur le type, pas sur l’exemplaire :

• l’utilisateur n’a pas à savoir combien de temps vaut un Kbis, il saisit seulement la date du document ;
• le jour où une pratique change, vous modifiez une seule ligne et tous les documents de ce type suivent ;
• deux personnes ne peuvent pas retenir deux durées différentes pour la même pièce.

Voici l’allure d’un référentiel de départ. Les durées ci-dessous sont un exemple de paramétrage, à confronter à vos propres règles :

Un référentiel réel mélange donc des durées de trois mois et de plusieurs années. C’est précisément ce qu’aucun suivi manuel ne tient dans la durée.

Étape 2 : rendre la date obligatoire là où elle compte

Une durée attachée au tag ne sert à rien si la date du document n’est jamais saisie.

Sur les tags qui le méritent, ceux dont la péremption a une conséquence, la saisie doit être obligatoire au dépôt. Déposer un extrait Kbis sans dire jusqu’à quand il vaut devient alors impossible.

Trois secondes de contrainte au moment du dépôt évitent de découvrir six mois plus tard qu’aucune date n’a jamais été renseignée sur quatre cents documents. Ce contrôle est le seul point du dispositif qui demande quelque chose à l’utilisateur, et c’est celui qui détermine si tout le reste fonctionne.

Étape 3 : poser l’exigence sur le bon objet

Une exigence associe un tag à une condition sur les champs de l’enregistrement. Elle s’écrit une fois et s’applique à tous les enregistrements de l’objet.

Sur le Compte

Le compte est la racine. Ce qu’on y attache ressert sur toutes les opportunités, tous les devis et tous les contrats du client.

• Type de compte = Professionnel → l’extrait Kbis et l’attestation d’assurance sont exigés
• Type de compte = Particulier → la pièce d’identité et le justificatif de domicile sont exigés
• Règlement par prélèvement → le mandat signé est exigé

Le bénéfice est immédiat : la pièce ne se redemande qu’une fois. Le commercial regarde la fiche avant d’appeler, au lieu de solliciter le client par précaution.

Sur l’Opportunité

L’opportunité avance par étapes, et chaque étape suppose ses pièces.

• Étape = Proposition → la proposition commerciale devient obligatoire
• Montant au-delà d’un seuil → la validation interne est exigée
• Étape = Gagné → le bon pour accord signé est exigé

Les pièces déjà fournies au niveau du compte remontent : le client n’est pas sollicité deux fois pour le même document.

Exiger « non expiré », pas seulement « présent »

C’est l’option qui change tout. Une exigence peut réclamer que le document soit encore dans sa durée de validité pour être comptée comme satisfaite.

Sans elle, un Kbis de dix-huit mois satisfait l’exigence et le dossier paraît complet. Avec elle, la pièce bascule en « expiré » à la date prévue, et l’écart devient visible sur la fiche.

Étape 4 : régler les alertes à J-7 puis la veille

Une alerte le jour de l’expiration arrive trop tard : il faut déjà relancer un tiers, attendre sa réponse, contrôler la pièce. Une alerte unique, elle, se perd dans une boîte de réception chargée.

Deux signaux valent mieux qu’un :

• Sept jours avant l’échéance, une alerte anticipée, assez tôt pour lancer une demande auprès d’un fournisseur ou d’un sous-traitant.
• La veille, un rappel rapproché, pour la pièce qui se réédite en ligne en deux minutes.

Le destinataire compte autant que le délai. L’e-mail part au propriétaire de la fiche, c’est-à-dire à la personne qui suit le dossier, et non à une boîte générique que personne ne relève. Une alerte adressée à tout le monde n’est adressée à personne.

Étape 5 : distinguer « expiré » de « manquant »

Ces deux états n’appellent pas la même action. Un document manquant se réclame. Un document périmé se renouvelle, souvent par une procédure différente et auprès d’un autre interlocuteur.

Les fondre dans un indicateur unique « incomplet » fait perdre l’information la plus utile à celui qui doit agir. Trois états, donc : fourni, expiré, manquant.

Ce que ça donne une fois posé

Le dispositif complet tient en quatre règles, et aucune ne demande de code :

• la durée appartient au tag, pas à l’exemplaire ;
• la date est saisie au dépôt, obligatoirement sur les tags qui comptent ;
• l’exigence peut réclamer un document encore valide ;
• l’alerte part à J-7, puis la veille, au propriétaire de la fiche.

Dans gedone, ces réglages sont des données, pas du paramétrage technique. Ils se modifient en production, sans déploiement ni fenêtre de release : le jour où un partenaire change sa liste de pièces, la règle suit dans la minute.

Ce qu’il faut retenir

Le suivi des échéances échoue toujours au même endroit : la date vit à côté du document, dans un tableur que personne n’ouvre. Rapprochez-les, attachez la durée au type de pièce, et le calcul se fait tout seul.

Reste à choisir le bon moment pour prévenir, et la bonne personne. Sept jours, puis la veille, au propriétaire de la fiche : c’est ce qui transforme une échéance en action au lieu d’un constat.