Partager un document Salesforce à quelqu'un qui n'a pas de licence
La demande revient chaque semaine : envoyer une pièce à un partenaire, un expert-comptable, un client. Trois méthodes existent, et elles ne se valent pas.
Un document vit dans Salesforce, et quelqu’un d’extérieur doit le consulter. Un partenaire réclame une attestation, un expert-comptable veut vérifier une pièce, un client demande la copie de son contrat.
Trois méthodes existent. Elles diffèrent moins par leur difficulté que par ce qu’elles laissent derrière elles.
Méthode 1 — La pièce jointe par e-mail
C’est la plus employée, et la plus mauvaise.
Le fichier quitte votre système d’information. Vous ne savez pas où il finit, qui le transfère, combien de copies circulent, ni combien de temps il reste dans une boîte mail dont vous ne maîtrisez rien. Vous ne pouvez pas le retirer : un e-mail envoyé ne se rappelle pas.
Pour un document anodin, l’inconvénient reste théorique. Pour une pièce d’identité, un bulletin de salaire ou un extrait bancaire, il ne l’est pas : ce sont des données personnelles, et leur diffusion incontrôlée vous engage.
Ajoutons le côté pratique : votre serveur de messagerie limite la taille des pièces jointes, et un dossier complet dépasse vite le plafond.
Méthode 2 — Le lien public natif
Salesforce sait engendrer un lien public vers un fichier. L’objet technique s’appelle ContentDistribution, et il offre des réglages utiles :
- une date d’expiration, au-delà de laquelle le lien cesse de fonctionner ;
- un mot de passe, facultatif ;
- l’autorisation ou l’interdiction du téléchargement, la consultation restant possible ;
- un compteur de consultations.
C’est très supérieur à la pièce jointe. Le fichier ne quitte pas la plateforme, l’accès s’éteint tout seul, et vous savez que le lien a été ouvert.
Trois limites subsistent.
Le lien n’identifie personne. Quiconque possède l’adresse accède au document. Si votre interlocuteur le transfère, la personne suivante entre aussi.
Le suivi se réduit à un compteur. Vous savez qu’il y a eu douze consultations. Vous ne savez pas quand, ni depuis où, ni combien de personnes distinctes.
La création est manuelle, document par document. Pour envoyer huit pièces d’un même dossier, il faut créer huit liens. Sur un volume quotidien, cela devient une tâche à part entière.
Méthode 3 — Le portail
Un portail, Experience Cloud chez Salesforce, donne à votre interlocuteur un compte, un mot de passe, et un espace où il retrouve ses documents.
C’est la réponse la plus complète : identification réelle, traçabilité par personne, dépôt possible dans les deux sens.
C’est aussi la plus coûteuse. Il faut licencier, paramétrer, sécuriser, maintenir, et surtout convaincre vos interlocuteurs de créer un compte pour consulter trois documents par an. Sur ce dernier point, l’échec est fréquent : un expert-comptable pressé ne créera pas de compte, il redemandera le fichier par e-mail.
Le portail se justifie quand la relation est durable et l’échange fréquent. Pour un envoi ponctuel, il est disproportionné.
Le tableau de décision
| Pièce jointe | Lien public | Portail | |
|---|---|---|---|
| Le fichier quitte la plateforme | Oui | Non | Non |
| Accès révocable | Non | Oui | Oui |
| Expiration automatique | Non | Oui | Selon le compte |
| Identification du destinataire | Non | Non | Oui |
| Traçabilité | Aucune | Compteur | Par personne |
| Effort pour le destinataire | Aucun | Aucun | Créer un compte |
| Coût de mise en œuvre | Nul | Faible | Élevé |
Ce qu’il faut regarder avant de choisir
La sensibilité du document. Une plaquette commerciale ne demande pas le même soin qu’un justificatif de revenus. Classez vos types de documents avant de choisir une méthode unique pour tous.
La fréquence de l’échange. Un envoi par trimestre ne justifie pas un portail. Un échange hebdomadaire avec les mêmes interlocuteurs, si.
Ce que vous devrez prouver. Si un contrôle peut vous demander qui a consulté quoi, le compteur ne suffira pas. C’est le critère qui tranche le plus souvent, et celui auquel on pense en dernier.
Le volume. Créer un lien à la main est acceptable pour trois documents par semaine. Pas pour trente.
Ce que gedone ajoute
gedone s’appuie sur le mécanisme natif et lui ajoute ce qui manque à l’usage quotidien.
Le lien se crée depuis l’arbre documentaire du client, sans passer par un écran séparé, avec sa durée de vie. Il se révoque en un clic, et la révocation coupe l’accès immédiatement. Chaque ouverture est journalisée dans le même journal que les dépôts et les consultations internes, ce qui permet de répondre d’un seul endroit à la question « qui a vu ce document ». Enfin, supprimer un document révoque automatiquement les liens qui pointaient dessus, ce qui évite l’accès résiduel à un fichier censé avoir disparu.
Ce que gedone ne fait pas : identifier nommément la personne au bout du lien. Pour cela, il faut un portail, et c’est un autre métier.
Ce qu’il faut retenir
La pièce jointe est à écarter dès que le document contient une donnée personnelle. Le lien public couvre la grande majorité des besoins, à condition d’accepter qu’il n’identifie personne. Le portail se justifie quand la relation est fréquente et durable.
Dans tous les cas, la question à se poser d’abord n’est pas « comment envoyer ce fichier » mais « que devrai-je être capable de prouver dans six mois ».